Đọc ngay 4 sai lầm khi mua Phần mềm quản lý bán hàng

 Bạn cần biết 4 sai lầm khi mua Phần mềm Bán hàng, Kho, Công nợ. Học từ những sai lầm sẽ giúp bạn lựa chọn được phần mềm phù hợp nhất với chi phí hợp lý.

1. Không biết mình thực sự cần gì: Yêu cầu chung chung?

Giữa muốn và cần thực sự có một khoảng cách nhất định.

Khi tìm kiếm phần mềm, hầu hết người dùng đều chỉ nói chung chung như sau:

Anh/ Chị cần phần mềm quản lý bán hàng hay phần mềm quản lý kho. => Mong muốn.

Trường đã tiếp hàng nghìn cuộc gọi với nhu cầu chung chung như vậy.

Và lúc đó Trường sẽ có các câu hỏi gợi mở để tìm hiểu thực chất khách hàng cần gì?

Ví dụ như:

Anh/ Chị kinh doanh mặt hàng gì?

Ước tính trong 2 – 3 năm tới Anh/ Chị có khoảng bao nhiêu mã hàng

Ngoài theo dõi nhập xuất tồn, anh/ chị có cần theo dõi doanh thu, công nợ,… không?

Vân vân

Nếu bạn không đưa ra các yêu cầu cụ thể + Nhân viên tư vấn cũng không biết để hỏi nhu cầu thì điều không tốt sẽ xảy ra.

Bạn sẽ mua về 1 phần mềm không phù hợp.

Ví dụ như:

Bạn kinh doanh mặt hàng nhôm kính, thì ~100% các cửa hàng dạng này cần quản lý đa đơn vị tính. Lượng mã hàng cũng khoảng đôi nghìn mã là chuyện rất bình thường. Các phần mềm của các đơn vị thương mại sẽ không quản lý được, thường thì phải thiết kế kế riêng.

Mặt hàng kinh doanh là thuốc thì cần phải quản lý cả lô và date. Như vậy các phần mềm thương mại thông thường cũng khó đáp ứng được. Chưa tính tới việc, tùy vào mỗi doanh nghiệp lại cần một dạng báo cáo về lô, date khác nhau.

2. Không biết mình thực sự cần gì

 Yêu cầu quá nhiều

Có 1 nhóm khách hàng khi trao đổi với Trường, họ liệt kê rất nhiều mong muốn, rất nhiều tính năng…

Trong đó có không ít cái sẽ làm họ khó quản lý hơn, tốn kém hơn rất nhiều khi phải đầu tư các phần mềm đắt tiền.

Quan điểm của Trường, hiệu quả nên được đặt lên hàng đầu. Hiệu quả được xét bởi 2 yếu tố chính:

Quản lý được các chỉ tiêu chính: Xem được tồn kho theo thời điểm, báo cáo doanh thu lãi lỗ nhanh chóng,…

Chi phí ở mức vừa phải và phù hợp với ngân sách hoạt động của doanh nghiệp

Một số tính năng phụ thêm không thực sự quan trọng nhưng sẽ làm chi phí đầu tư đắt hơn rất nhiều:

Tích hợp thêm phần báo cáo tài chính, báo cáo thuế,…

Tồn kho theo vị trí

Tính năng đặt hàng

Quản lý đơn hàng

3. Lựa chọn mua phần mềm bán hàng, kho mà Không tính tới dài hạn

Làm kinh doanh thì việc lập kế hoạch dài hạn là rất quan trọng.

Trong kế hoạch dài hạn thường có kế hoạch đầu tư trong dài hạn và bạn cần ước tính, đưa lên bàn cần để so sánh các phương án.

Ví dụ:

Bạn là doanh nghiệp thương mại với đặc điểm:

Hiện Có 10.000 mã hàng => Trong 2 năm tới dự kiến lên 25.000

Hiện tại lượng giao dịch nhập xuất 100 đơn mỗi ngày, với khoảng 10 mã hàng trên 1 đơn => Trong 2 năm tới dự kiến lên tới 200 đơn mỗi ngày

Cần quản lý cả kho, công nợ, doanh số, giá vốn, lợi nhuận,…

Báo cáo theo nhiều chiều: Mã hàng, nhóm hàng, nhân viên kinh doanh,…

Ước tính số dòng dữ liệu phát sinh:

100 * 10 * 365 = 365.000 dòng/ 1 năm

200 * 10 * 365 = 700.000 dòng/ 1 năm

Đánh giá:

Lượng dữ liệu hiện tại đã rất lớn, trong tương lai lại gấp đôi.

Như vậy bắt buộc phải đầu tư phần mềm cao cấp.

Phần mềm quản lý nhiều kho – Doanh nghiệp xây dựng

Vấn đề đặt ra là:

Đầu tư ngay bây giờ thì chi phí đầu tư có thể lên tới vài trăm triệu và cần đôi tháng để triển khai.

Liệu bạn có đủ tiền không? Bởi lẽ nó sẽ ảnh hưởng tới các hoạt động đầu tư khác khi Phần mềm bạn chỉ tính đầu tư vài chục triệu?

Bạn đặc biệt lưu ý nhé:

Muốn hoạt động ổn định và phát triển thì việc đầu tư phần mềm là không thể tránh khỏi.

Vậy nên trước khi mua phần mềm cần phải tính toán thật kỹ.

Giá phần mềm quản lý bán hàng là bao nhiêu? 

4. Mua phần mềm quản lý kho, bán hàng hiện đại quá mà người dùng không biết công nghệ

Thường thì có 2 nhóm:

4.1. Cửa hàng nhỏ

Các chủ cửa hàng nhỏ thì nhu cầu họ chỉ cần biết:

Tồn kho từng mặt hàng hiện tại là bao nhiêu

Doanh thu và lãi trong tháng thế nào

Có ai còn nợ và nợ bao nhiêu

Họ thường không biết về kế toán lại ngại ghi chép nên các phần mềm phức tạp. Ví dụ tạo mỗi cái phiếu bán hàng mà phải chọn mấy bước mới mở được phiếu trắng lên để nhập. Hoặc khi cần sửa lại phải nhấn rồi gọi rồi sửa và lưu… Có nhiều loại phiếu: Phiếu xuất kho, phiếu bán hàng, phiếu xuất kiêm điều chuyển nội bộ,….

Nhiều bước, nhiều mẫu phiếu quá nên khó nhớ và dễ nhầm.

Giải pháp cho họ là: Dùng Excel để quản lý cho nhanh

Ai không giỏi excel thì Mua phần mềm quản lý bán hàng trên excel của các đơn vị chuyên nghiệp cho lẹ. Khi gặp sự cố còn có người giúp đỡ xử lý. Thời gian đâu mà đi tự học và tự xử lý, thời gian đó để dành làm cái mình giỏi còn kiếm được nhiều tiền hơn ấy chứ.

Tìm hiểu thêm: Phần mềm quản lý Fanpage – ông trùm sau doanh thu ngàn đơn

4.2. Doanh nghiệp

Ở cấp độ doanh nghiệp, thì vấn đề còn phức tạp hơn khi có nhiều người dùng:

Thủ kho

Kế toán kho

Mua hàng

Giám đốc, tổng giám đốc

Nếu phần mềm phức tạp từ khâu:

Nhập dữ liệu mới cũng phải chọn nhiều bước

Sửa chữa 1 lỗi sai nhỏ cũng phải nhập lại toàn bộ thì khá mệt

Xóa cũng không dễ dàng như dùng excel thì cũng khá phiền hà

Nhưng đổi lại, khi dùng các phần mềm chuyên nghiệp, theo chuẩn quốc tế bạn sẽ nhận lại được các lợi ích khác:

Dễ dàng xử lý lượng dữ liệu lớn

Phân quyền để nhiều người cùng sử dụng

An toàn dữ liệu và tránh gian lận tốt

Tìm hiểu thêm về các công cụ hỗ trợ trong kinh doanh TẠI ĐÂY.

Nguồn: Sưu tầm